„Praca zdalna” w świetle proponowanych zmian w Kodeksie Pracy – cz. I

Zgodnie z projektem Ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw z dnia 16 lipca 2021 r., do Kodeksu Pracy ma zostać dodany nowy rozdział oznaczony jako „IIc”.
Jeżeli projekt ten urzeczywistniłby się w najbliższym czasie to będzie to zupełnie „nowy rozdział” w regulacjach dotyczących pracy wykonywanej poza miejscem wykonywania pracy wskazanym w Umowie o pracę. Projekt ten przewiduje bowiem zastąpienie dotychczasowych regulacji w formie tzw. „telepracy”, poprzez uchylenie działu „IIb” Kodeksu Pracy i wprowadzenie w to miejsce tzw. „pracy zdalnej”. Co to w praktyce oznacza dla pracownika i pracodawcy?
[Miejsce wykonywania pracy]
Po pierwsze, według nowych założeń ustawodawcy możliwe będzie wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym każdorazowo z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika. Praca ta ma być wykonywana w szczególności z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość. Oznacz to nic innego jak możliwość pracy we własnym mieszkaniu, z użyciem własnego sprzętu komputerowego lub też sprzętu wydanego nam przez pracodawcę, o czym będzie mowa w dalszej części.

[Wprowadzenie pracy zdalnej]
W jaki sposób może dojść do sytuacji, w której pracownik będzie świadczył na rzecz pracodawcy pracę zdalną? Projekt ustawy przewiduje uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej zarówno przy zawieraniu umowy o pracę jak i w trakcie zatrudnienia. Uzgodnienie takie może nastąpić zarówno z inicjatywy pracownika jak i pracodawcy w formie papierowej lub elektronicznej. Jednakże w świetle projektu pracodawca ma również możliwość wydania pracownikowi polecenia wykonywania pracy zdalnej, które jednak zostało ograniczone do konkretnych sytuacji:
• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

Powyższa możliwość wydania pracownikowi polecenia została jednak obwarowana koniecznością złożenia przez pracownika, bezpośrednio przed wydaniem takiego polecenia, oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych oraz technicznych do wykonywania pracy zdalnej. Na chwilę obecną pracodawca przewidział wymóg zachowania formy pisemnej lub elektronicznej tego oświadczenia. Istotnym jest, że polecenie pracodawcy do wykonywania pracy zdalnej może być cofnięte w każdym czasie.

[Praca zdalna na wniosek pracownika]
Ustawodawca przewidział katalog podmiotowy pracowników, na wniosek których, pracodawca będzie zobligowany do zatwierdzenia wykonywania przez nich pracy zdalnej, o ile jednak będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez danego pracownika. W takim wypadku pracodawca po rozważeniu czy pracownik ze względu na wykonywany rodzaj pracy oraz jej organizację może wykonywać pracę zdalną, będzie miał 7 dni na poinformowanie go, również w wymaganej formie papierowej lub elektronicznej, o odmowie uwzględnienia jego wniosku i podanie przyczyny tej odmowy. Do wspomnianego katalogu należą:
• pracownicy wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
• pracownicy-rodzice dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
• pracownicy-rodzice dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
• pracownicy-rodzice dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
• pracownicy sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym osiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności.

[Zasady wykonywania pracy zdalnej]
Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca ma określać w porozumieniu z zakładową organizacją związkową bądź z organizacjami, jeśli u danego pracodawcy działa więcej niż jeden taki podmiot.
W przypadku, gdy niemożliwe jest osiągnięcie porozumienia ze wszystkimi organizacjami, zawiera się je z organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza min. 5% pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy. Pracodawca powinien przedstawić organizacjom związkowym projekt takiego porozumienia, do którego zawarcia ma dojść w terminie 30 dni od dnia jego przedstawienia przez pracodawcę. W sytuacji, gdy porozumienie w opisanym powyżej trybie nie zostanie osiągnięte, pracodawca określi zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, mając jednak na względzie ustalenia poczynione z zakładowymi organizacjami związkowymi.
Pracodawca sporządzi regulamin wykonywania pracy zdalnej, także w sytuacji, gdy nie działają u niego zakładowe organizacje związkowe. W takim wypadku jest on jednak zobowiązany przeprowadzić konsultacje z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Praca zdalna może być wykonywania mimo braku porozumienia bądź regulaminu ustalonego przez pracodawcę. W takim przypadku zasady jej wykonywania zostaną określone w poleceniu pracodawcy, które ten skierował do konkretnego pracownika, bądź w porozumieniu zawartym indywidualnie z danym pracownikiem.

[Wymogi formalne porozumienia/regulaminu pracy zdalnej]
Ustawodawca przewiduje oczywiście szereg kwestii, które w porozumieniu pracodawcy z zakładowymi organizacjami związkowymi bądź regulaminie muszą się znaleźć, są to:
• grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną;
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów: instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, energii elektrycznej, dostępu do łączy telekomunikacyjnych,
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego za materiały i narzędzia pracy, których pracodawca nie zapewnił pracownikowi,
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy,
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

W przypadku wykonywania pracy zdalnej na podstawie polecenia wydanego przez pracodawcę lub porozumienia zawartego indywidualnie z pracownikiem, zarówno polecenie jak i porozumienie muszą zawierać wskazane powyżej elementy, oprócz oczywiście zbędnego wskazania grupy pracowników, którzy pracą zdalną mogą być objęci.
W sytuacji wykonywania pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia zawartego w umowie o pracę, pracodawca jest zobowiązany na piśmie w ciągu 7 dni, oprócz informacji przewidzianych w art. 29 § 3 k.p. przekazać dodatkowo pracownikowi informacje zawierające co najmniej:
• określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną,
• wskazanie osoby lub organu, o których mowa w art. 31 k.p., odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

(MBa)