Postępowanie cywilne | Dowody elektroniczne
Korespondencja e-mailowa ma istotne znaczenie w sporach cywilnych i gospodarczych. W wiadomościach elektronicznych strony często uzgadniają warunki współpracy, potwierdzają zamówienia, akceptują zmiany umowy, zgłaszają zastrzeżenia, przesyłają dokumenty albo dokumentują przebieg negocjacji.
Nie każda wiadomość e-mail ma jednak taką samą moc dowodową. Dla sądu znaczenie ma nie tylko treść korespondencji, ale również możliwość ustalenia, kto ją wysłał, czy jej treść nie została zmieniona oraz w jakim kontekście wiadomość została sporządzona.
Czy e-mail może być dowodem?
Wiadomość e-mail może być dowodem w postępowaniu cywilnym. Sądy dopuszczają posługiwanie się korespondencją elektroniczną także wtedy, gdy jest przedstawiana w postaci wydruków. Taki materiał może być oceniany jako inny środek dowodowy na podstawie art. 308 i 309 k.p.c., z uwzględnieniem zasad swobodnej oceny dowodów wynikających z art. 233 k.p.c. Takie stanowisko wyrażono m.in. w wyroku Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 12 maja 2016 r. (I ACa 1102/15) oraz w wyroku Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 12 listopada 2014 r. (I ACa 535/14).
Art. 2431 k.p.c. stanowi, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. W tym znaczeniu wiadomość e-mail może być traktowana jako dokument elektroniczny, jeżeli zawiera określoną treść i pozwala ustalić osobę, od której pochodzi. Zwrócił na to uwagę Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 30 czerwca 2022 r. (I ACa 683/21).
Wydruk e-maila a plik elektroniczny
W praktyce często przedstawia się sądowi wydruki wiadomości e-mail. Taki wydruk może mieć znaczenie dowodowe, ale nie jest tym samym co elektroniczny zapis wiadomości. W przypadku dokumentu elektronicznego oryginałem jest plik cyfrowy, np. w formacie .eml albo .msg, wraz z metadanymi, a nie papierowy wydruk.
Różnica jest istotna. Wydruk pokazuje przede wszystkim widoczną treść wiadomości. Nie zawiera natomiast wszystkich danych technicznych, które mogą mieć znaczenie przy badaniu autentyczności, takich jak pełne nagłówki wiadomości, dane dotyczące czasu wysłania, ścieżki przesyłu czy integralności pliku. Dlatego jego znaczenie może być mniejsze, zwłaszcza wtedy, gdy druga strona kwestionuje autentyczność korespondencji.
Na różnicę pomiędzy elektronicznym zapisem wiadomości a jej papierowym wydrukiem zwracał uwagę Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyrokach z 30 grudnia 2019 r. (I ACa 672/19) oraz z 30 czerwca 2022 r. (I ACa 683/21). Wydruk nie jest więc bezwartościowy, ale w razie sporu o pochodzenie lub integralność wiadomości większe znaczenie będzie miał materiał źródłowy w postaci elektronicznej.
Autentyczność wiadomości i ciężar dowodu
Jeżeli e-mail nie został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, nie korzysta z domniemania właściwego dla dokumentu prywatnego z art. 245 k.p.c. Oznacza to, że strona, która powołuje się na taką wiadomość, powinna liczyć się z koniecznością wykazania jej pochodzenia, autentyczności oraz związku ze sprawą.
Znaczenie mogą mieć w szczególności: zachowanie pełnej wiadomości w postaci elektronicznej, ciągłość korespondencji, odpowiedzi drugiej strony, załączniki, potwierdzenia systemowe, dokumenty powiązane z korespondencją oraz późniejsze zachowanie stron. W razie sporu co do autentyczności wiadomości sąd może badać prawdziwość dokumentu na podstawie art. 254 k.p.c., także bez opinii biegłego, z zachowaniem ostrożności. Sąd Najwyższy w wyroku z 16 grudnia 2021 r. (I CSKP 203/21) wskazał, że prawdziwość dokumentu może być badana także bez opinii biegłego, choć w odniesieniu do dokumentów elektronicznych wymaga to ostrożności.
W orzecznictwie podkreśla się również, że niepoświadczone kopie lub wydruki mogą jedynie uprawdopodobniać określone okoliczności, jeżeli nie zostanie przedstawiony właściwy materiał źródłowy. Znaczenie ciężaru dowodu w tym zakresie akcentował Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z 15 grudnia 2021 r. (III USKP 95/21) oraz w postanowieniu z 24 maja 2021 r. (V CSK 341/20).
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Inaczej oceniana jest wiadomość albo załączony dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Domniemanie z art. 245 k.p.c. dotyczy dokumentów z podpisem własnoręcznym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oznacza to, że dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym może korzystać z waloru dokumentu prywatnego w rozumieniu art. 245 k.p.c., a więc z domniemania, że osoba, która go podpisała, złożyła zawarte w nim oświadczenie. Zwykły e-mail takiego domniemania nie ma.
Na znaczenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego zwracał uwagę m.in. Sąd Najwyższy w postanowieniu z 12 kwietnia 2023 r. (II PSK 104/22).
W codziennym obrocie gospodarczym większość korespondencji e-mailowej nie jest jednak opatrywana kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie wyklucza to jej wykorzystania jako dowodu, ale zwiększa znaczenie innych okoliczności pozwalających potwierdzić pochodzenie i wiarygodność wiadomości.
E-mail jako dowód a pismo do sądu
Należy odróżnić dwie sytuacje: wykorzystanie wiadomości e-mail jako dowodu oraz wniesienie pisma procesowego do sądu pocztą elektroniczną. Pierwsze jest co do zasady dopuszczalne. Drugie, poza przewidzianymi prawem systemami teleinformatycznymi, zasadniczo nie wywołuje skutków procesowych.
Sąd Najwyższy w postanowieniu z 23 marca 2022 r. (I NO 7/22) oraz w postanowieniu z 17 kwietnia 2023 r. (III CZ 59/23) potwierdził, że wniesienie pisma procesowego zwykłą wiadomością e-mail co do zasady nie jest skutecznym sposobem dokonania czynności procesowej, jeżeli przepisy nie przewidują takiej formy komunikacji z sądem.
Podsumowanie
E-mail może być istotnym dowodem w sprawie cywilnej lub gospodarczej, zwłaszcza gdy dokumentuje przebieg negocjacji, ustalenia stron, wykonanie umowy albo zgłoszenie zastrzeżeń. Jego moc dowodowa zależy jednak od sposobu utrwalenia, możliwości ustalenia nadawcy, autentyczności, integralności oraz powiązania z innymi dowodami.
Największe znaczenie dowodowe ma elektroniczny zapis wiadomości wraz z danymi technicznymi. Wydruk e-maila może być pomocny, ale zwykle ma charakter wtórny. W sporach, w których korespondencja elektroniczna ma istotne znaczenie, sposób jej zabezpieczenia może wpływać na możliwość skutecznego wykazania okoliczności istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.